Vínculo dinámico entre SQL Server y Excel

El siguiente artículo del Blog Hablamos Excel muestra como crear un vínculo dinámico entre una hoja de cálculo en Microsoft Excel y una tabla en SQL Server, cada vez que se realice algún cambio, modificación, se inserte o elimine registros en la tabla en SQL Server dicho cambio se vera reflejado automáticamente en el archivo de Excel.

Activamos el SSMS (SQL Server Management Studio), vamos a trabajar con la base de datos Northwind, seleccionamos la tabla Products y ejecutamos las siguiente sentencias SQL para observar los registros contenidos en la mencionada tabla; use Nortwind (activa la BBDD), select * from Products (muestra todos los registros de la tabla Products.

En la cinta de opciones vamos por la pestaña Datos, click en Obtener Datos, aparecera un submenú indicando Desde una base de datos, que nos llevará  la opción Desde una base de datos SQL Server, como lo muestra la siguiente imagen.

Se activara la ventana Base de datos SQL Server donde ingresaremos el nombre del servidor (instancia SQL Server) y el nombre de la base de datos (Northwind), esto nos llevara a una segunda ventana de donde seleccionamos Windows, usar mis credenciales actuales, click en Conectar, como lo muestra la siguiente imagen.

A continuación, se mostrara la ventana Navegador, desde donde selecionaremos la tabla Products que forma parte de la base de datos Northwind, click sobre el botón Conectar.

A partir de aquí, ya contaremos con todos los registros de la tabla Products en nuestra hoja de cálculo de Excel, desde la cual cada vez que el administrador de la base de datos Northwind realice algún cambio sobre la tabla, el usuario de Microsoft Excel podra realizar la actualización respectiva.

El siguiente vídeo muestra como establecer un vínculo dinámico entre SQL Server y Excel

Importar registros desde Access a Excel

Una de las tareas básicas en el manejo de aplicaciones Desktop (escritorio) es importar registros entre programas, el siguiente artículo te muestra paso a paso, del proceso de importar registros entre el gestor de base de datos Microsoft Access y tu hoja de cálculo favorita (de hecho la única) Microsoft Excel.

A continuación mostramos la base de datos Access que vamos a importar hacia Excel, es una tabla simple, formada por dos columnas ID_GENERO y GENERO_MSC, como lo muestra la siguiente imagen.

Nos dirigimos a la cinta de opciones de Microsoft Excel, vamos por la opción Datos, en el grupo Obtener y transformar datos, hacemos click en el icono Obtener datos, se mostraran un submenú que señala Desde una base de datos, click en la opción Desde una base de datos Access.

Se mostrara la ventana Importar Datos, donde seleccionaremos el archivo de Access llamado Music Store (Music Store.accdb), se mostrara una ventana rotulada como Navegador, donde se muestra la base de datos (Music Store) y las dos tablas que la componen, seleccionamos la tabla Generos y hacemos click en Cargar para llevar los registros de Access a la hoja de cálculo.

Finalmente, terminamos importando los registros de la base de datos de Microsoft Access,desde la Tabla GENEROS  hacia la hoja de cálculo de Microsoft Excel, cabe señalar que al manejar sólo 21 registros contenidos en la tabla, el proceso de importación de datos es veloz, muy veloz, esto cambiaria si trabajamos con miles o millones de registros.

Descarga el archivo de Access mostrado en el artículo

MUSIC STORE.accdb

Crear un Histograma de frecuencias en Microsoft Excel

El Histograma es un gráfico estadístico que nos permite representar la distribución de frecuencias de una variable continua, podemos mencionar ejemplos tales como la altura de un grupo de personas, su peso en Kg o la cantidad de miembros de una familia.

Cabe señalar que el Histograma forma parte de las 7 herramientas básicas de la calidad, éstas son un conjunto de técnicas y herramientas gráficas utilizadas para encontrar soluciones a problemas relacionados con la calidad en empresas u organizaciones, el siguiente artículo muestra como crear un Histograma de frecuencias haciendo uso de Microsoft Excel. 

A cotinuación, creamos una tabla de distribución de frecuencias estableciendo las siguientes columnas: Peso en Kg (Intervalos), Marca de clase, Frecuencia absoluta y frecuencia acumulada, debemos indicar el tamaño de la muestra es de 20 unidades estadísticas, como lo muestra la siguiente imagen.

Nos posicionamos en una celda vacía de la hoja de cálculo, en la cinta de opciones vamos por la pestaña INSERTAR, grupo Gráficos, hacemos click en el icono Insertar Gráfico de columnas o de barras, como lo muestra la siguiente imagen.

Luego de seleccionar el gráfico respectivo, se activara la pestaña Diseño, vamos por la opción Modificar Datos, aparecera la ventana Seleccionar origen de datos, donde hacemos click en la opción Agregar, se mostrara la ventana Modificar Serie, la cual cuenta con dos opciones Nombre de la serie (escribiremos HISTOGRAMA) y Valores de la serie, donde colocaremos los registros asignados a la columna Frencuencia Acumulada. 

Continuamos en la venta selección de origen de datos, modificando las etiquetas del eje horizontal, al seleccionar los registros asignados a la columna Marca de Clase.

Terminamos la creación del Histograma de frecuencias al seleccionar todas las barras del gráfico y hacer click sobre una de ellas, aparecera la área de configuración Formato de punto, para juntar las barras y eliminar el espacio entre ellas colocamos como en la sección ancho del rango, el número 0, esto nos permitira crear el Histograma como lo muestra la siguiente imagen.

El siguiente vídeo muestra como crear un Histograma y poligono de frecuencias en Microsoft Excel.

15 atajos de teclado para Microsoft Excel

Los atajos de teclado (keyboard shortcuts) consisten en una tecla o grupo de teclas que deben ser ejecutadas al mismo tiempo para activar un comando en específico, toda aplicación, todo software contiene dentro de su estructura un conjunto de atajos de teclado que permiten el manejo del aplicativo a través del teclado, dejando de lado el omnipresente mouse (ratón), el siguiente artículo se enfoca en 30 atajos de teclado para Microsoft Excel,estos atajos de teclado pueden ser aplicados en las versiones 2010, 2013, 2016 y 2019 de Excel, estamos seguro que te serán de utilidad para mejorar tu manejo de la hoja de cálculo.

1.- CTRL + A

La combinación de teclas CTRL + A muestra el cuadro de diálogo Abrir.

2.- CTRL + B

La combinación de teclas CTRL + B muestra el cuadro de dialogo Buscar.

3.- CTRL + E

La combinación de teclas CTRL + E selecciona todas las celdas de la hoja actual.

4.- CTRL + G

La combinación de teclas CTRL + G guarda el libro de trabajo (workbook)

5.- CTRL + I

La combinación de teclas CTRL + I muestra el cuadro de diálogo Ir a.

6.- CTRL + T

La combinación de teclas CTRL + T muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla.

7.- CTRL + U

La combinación de teclas CTRL + U crea un nuevo libro de trabajo.

8.- CTRL + SHIFT + U

La combinación de teclas CTRL + SHIFT + U amplia o contrae la barra de fórmulas.

9.- CTRL + F1

La combinación de teclas CTRL + F1 muestra o oculta la cinta de opciones.

10.- CTRL + 1

La combinación de teclas CTRL + 1 muestra el cuadro de diálogo formato de celdas.

11.- CTRL + 9

La combinación de teclas CTRL + 9 oculta las filas seleccionadas.

12.- CTRL + 0

La combinación de teclas CTRL + 0 oculta las columnas seleccionadas.

13.- ALT + F8

La combinación de teclas ALT + F8 abre el cuadro de diálogo Macro.

14.- ALT + F11

La combinación de teclas ALT + F11 abre el editor de VBA (Visual Basic for Applications).

15.- SHIFT + F3

La combinación de teclas SHIFT + F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar una función.

El siguiente vídeo muestra 15 atajos de teclado para Microsoft Excel

Crear formulario en Microsoft Excel sin usar código en VBA

El uso de formularios en Microsoft Excel nos permite contar con una herramienta de ingreso de registros a la hoja de cálculo, cuando la usamos como base de datos, pero que pasa si tu experiencia con VBA (Visual Basic for Applications) no es muy amplia que digamos, y te cuesta crear el formulario, el siguiente artículo muestra como crear un formulario en Excel sin hacer uso de código en VBA, sólo utilizando las herramientas (built-in) que nos proporciona Excel.

Nos dirigimos hacia la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra en la esquina superior derecha de nuestra libro de Excel (Workbook), vamos por la opción Más Comandos, esto nos llevara hacia la ventana Opciones de Excel - Barra de herramientas de acceso rápido; en la lista de menú desplegable Comandos Disponibles en:, seleccionamos todos los comandos, esto nos permitira seleccionar la opción formulario, terminamos agregando la opción al hacer click en el botón Agregar, como lo muestran las siguiente imágenes.

En la barra de herramientas de acceso rápido ya podemos apreciar la opción formulario, para la demostración trabajamos con una tabla compuesta por seis campos: CODIGO, CATEGORIA,ARTICULO, PRECIO COMPRA, PRECIO VENTA Y GANANCIA; compuesta por diecinueve registros, posicionamos el cursos sobre cualquiera de las celdas que componen la tabla y click en el botón formulario; aparecera la venta respectiva con todos los campos configurados, este formulario nos permitira agregar, elliminar, buscar y establecer criterios para ingresar nuevos registros sin necesidad de usar código de VBA (Visual Basic for Applications), como lo muestra la siguiente imagen.

El siguiente vídeo muestra como crear un formulario en Excel sin hacer uso de código en VBA

Crear diagrama de Gantt en Microsoft Excel

El diagrama de Gantt es un tipo de gráfico que permite visualizar el tiempo asignado a las diferentes actividades o tareas que conforman un proyecto, es un herramienta gráfica por excelencia, el siguiente artículo muestra como crearlo haciendo uso de Microsoft Excel.

A continuación tomamos como base una tabla conformada por cuatro campos o columnas (Actividades, fecha inicio, duración días, fecha fin) , así como dos, celdas en las que indicamos el inicio y el fin de proyecto, debemos establecer el formato de dichas celdas como Número.

Pasamos a la cinta de opciones, donde seleccionamos la pestaña Insertar, nos dirigimos el grupo Gráficos, donde seleccionamos Insertar gráfico de columas o barras, optando por la opción barras apiladas, esto creara el área del gráfico en blanco.

Seleccionamos la pestaña Diseño, aparecera la ventana de origen de datos, donde procederemos a crear dos Series basadas en los registros de las columnas Fecha Inicio y Duración Dias, para pasar a editar las etiquetas del eje horizontal con los registros de la columna Actividades.

Continuando con la configuración del gráfico, pasamos a ordenar cada una de las actividades que constituyen el proyecto de principio a fin, en el área de configuración Dar Formato al Eje seleccionamos la opción Categoría en orden inverso. Para luego pasar a ocultar la barra relacionada a los registros de la columna Fecha Inicio, al hacer doble click sobre éstas, aparecera la ventana de configuración Formato de punto de datos, donde seleccionaras la opción  Sin relleno.

Finalmente, para generar el diagrama de Gantt, hacemos click derecho sobre los datos (fechas) que componen el eje horizontal del gráfico, aparecera la ventana de configuración Dar formato al eje, en Opciones del eje colocaremos la Fecha Inicio y fin del proyecto pero bajo el formato de número, esto terminara por generar el gráfico de Gantt.

El siguiente vídeo muestra como crear un diagrama de Gantt paso a paso en Excel.

Creando un diagrama de Doble Eje en Microsoft Excel

El siguiente artículo muestra como crear un diagrama de doble eje haciendo uso de Microsoft Excel, los gráficos de doble eje son útiles para mostrar indicadores o series que contienen rangos de valores distintos.

Tomaremos como base una tabla compuesta por tres campos o columnas (Meses, artículos vendidos y gastos), ésta sera el origen de datos para crear el gráfico de doble eje.

Procedemos a seleccionar la pestaña Insertar, dirigiendonos al grupo Gráficos donde vamos por la opción Insertar gráfico de líneas, para luego ir por la opción línea con marcadores que mostrara    el área del gráfico en blanco.

El siguiente paso es ir a la pestaña Diseño, seleccionando la opción seleccionar datos, esto mostrara la venta de origen de datos, donde agregaremos dos series relacionadas a los Artículos vendidos y a los Gastos relacionados con dichos artículos, para luego editar las etiquetas del eje horizontal con los registros de la columa Meses (Enero a Diciembre), el resultado final es la creación de un diagrama o gráfico de Doble Eje que nos permite comparar los valores de las series Artículos vendidos y Gastos . 

El siguiente vídeo muestra como crear el Diagrama de doble Eje, de manera detallada.