Convertir PDF a Excel usando Power Query

El trabajar con archivos en formato PDF es muy conveniente y útil para el manejo de distintos tipos de datos, registros e información, hasta que tienes que trabajar con otros formatos como Excel, Word o Power Point; el siguiente artículo del Blog Hablamos Excel te mostrará como convertir un archivo en formato PDF a Microsoft Excel, sin necesidad de usar aplicaciones externas, para lograrlo haremos uso de Power Query para realizar la conversión de formatos.

Trabajaremos con un archivo PDF, de hecho creamos dicho archivo haciendo uso de Microsoft Word, el archivo PDF en cuestión tiene las siguentes características: 4 campos (columnas) y seis registros, es una estructura muy básica, pero que nos servira para mostrar el proceso de conversión de PDF a Excel.

Tenemos el archivo PDF que vamos a convertir, ahora nos dirigimos hacia la cinta de opciones de Microsoft Excel, pestaña Datos,opción Obtener Datos, aparecerá un submenú, vamos por Desde un archivo, terminando en Desde Texto / CSV, esto nos permitira cargar el archivo PDF, pero debemos tener en cuenta en seleccionar la opción Todos los archivos en la esquina inferior derecha de la ventana Importar Datos, como los muestran las siguientes imágenes.

Al cargar el archivo PDF, aparecera la interfaz de Power Query lista para transformar el archivo debemos hacer click sobre el nombre del mismo archivo_pdf para dirigirnos al área de edición, una vez allí hacemos click en la celda segunda celda de la columna Data, como lo muestra las siguiente imágenes para poder apreciar la tabla, el archivo PDF, sus columnas y registros en conjunto, terminando haciendo click en la opción Cerrar y cargar para llevar nuestros registros a Excel y terminar con el proceso de conversión de PDF a Excel.

La siguiente imagen te muestra el resultado final de conversión, ta tienes la tabla, los registros desde el archivo PDF en la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

El siguiente vídeo muestra como convertir un archivo PDF a Excel.

Crear funciones personalizadas en Excel - UDF (User Define Function)

Microsoft Excel cuenta con más de 450 funciones, divididas en distintas categorías tales como Búsqueda y referencia, Lógicas, Matemáticas entre otras. En el siguiente artículo te mostraremos como crear tus propias funciones personalizadas (UDF - User Define Function) haciendo uso de código en VBA (Visual Basic for Applications), para adecuarlas a tus necesidades como usuario de Microsoft Excel.

Iniciamos activando el editor de VBA, desde la cinta de opciones de Microsoft Excel, click en la pestaña Programador, grupo Código, vamos por la opción Visual Basic, para luego crear un Módulo, vamos hacia la barra de menú del editor de VBA, click en la opción módulo, terminamos con la opción Módulo, a la mano derecha veras el módulo ya creado, listo para ingresar código de VBA y crear nuestras funciones personalizadas, como lo muestran las siguiente imágenes. 

Vamos a crear una función que calcule el incremento porcentual de una cantidad en un porcentaje en especifico, para esto procedemos a nombrar a nuestro Módulo como incremento_porcentual, colocamos este nombre en la venta de propiedades del editor de VBA, como lo muestra la siguiente imagen.

Continuamos con el código de VBA para crear nuestra función personalizada, usamos el comando function para nombrar la función y definir las variables, así como el tipo de datos que contendran como se muestra a continuación tanto en código VBA, como en imágenes.

• function incremento_porcentual

• function incremento_porcentual(cantidad as double, porcentaje as double) as double

• incremento porcentual = cantidad + cantidad * porcentaje / 100

El comando function nos permite definir nuestra función personalizada, luego pasamos a definir las variables cantidad y porcentaje, estableciendolas como tipos Double, para que estas acepten números decimales, finalmente definimos el core, el corazón de la operación para calcular el incremento porcentual como cantidad + cantidad * porcentaje / 100

Finalmente, podemos llamar a nuestra función =incremento_porcentual() desde la hoja de cálculo de Microsoft Excel, pudiendo ya utilizarla.

El siguiente vídeo muestra como crear funciones personalizadas (UDF - User Define Function) en Excel.