Listas Desplegables en Microsoft Excel

Las listas desplegable en Microsoft Excel, nos permiten mejorar la eficiencia en el trabajo dentro de nuestra hoja de cálculo, permitiendonos seleccionar un registros (dato) dentro de un conjunto de posibles opciones, reduciendo tiempos y sobre todos evitando errores involuntarios por parte del usuario al seleccionar opciones de una lista en especifico.

Trabajaremos con una tabla compuesta por tres campos: NOMBRE, FECHA DE NACIMIENTO, EDAD y siete registros, al crear la lista desplegable, los registros que serán mostrados en formato de lista, pueden estar dentro de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando o fuera de la misma; otras hojas de cálculo que forman parte de nuestro libro de trabajo (Workbook). Posicionaremos el cursor dentro de la celda donde queremos que se muestre la lista desplegable, para luego dirigirnos a la cinta de opciones, pestaña Datos, grupo Herramientas de Datos, click en la opción Validación de Datos, como muestran las siguientes imágenes.

Luego de hacer click en la opción Validación de datos, aparecerá un ventana con el mismo nombre, vamos por las opciones Lista para generar las listas desplegables, continuamos con la opción Origenes, donde seleccionaremos el rango de celdas que continen los registros a mostrar en la lista desplegable, como muestran las siguientes imágenes.

Nos mostrará la lista desplegable en la celda que indiquemos, para que afecte a una rango de celdas en especifico, utilizaremos el control de relleno para tener disponible la lista desplegable en las celdas que inferiores como muestra la siguiente imagen.

El siguiente vídeo muestra cómo crear una lista desplegable en Microsoft Excel

Crear alertas de vencimiento para inventarios en Microsoft Excel

Cuando trabajamos con inventarios, en especial aquellos que contienen productos próximos a caducar o vencer, estamos seguros que nos serviria de mucho "alertas" en nuestras hojas de cálculo, en nuestra tablas de que este o aquel producto ya vencio, te mostraremos como hacer uso de las funciones =hoy() y =si() en combinación con el formato condicional para lograrlo.

Trabajaremos con una tabla que contiene tres campos: PRODUCTO, FECHA VENCIMIENTO y SITUACION, donde tendremos una lista de items, de productos perecibles, seguidos de su respectiva fecha de caducidad para terminar indicando su estado: PENDIENTE o VENCIDO.

Para crear la alerta debemos hacer uso de la función =hoy(), que nos permitira establecer la fecha actual, la cual sera la base para determinar si un producto está a punto de vencer, como se aprecia en la siguiente imagen.

Nos posicionamos debajo de la celda situación, procediendo a hacer uso de la función =si(), indicando: =SI(I6<$I$2;"VENCIDO";"PENDIENTE"), si la fecha de vencimiento del producto es menor a la fecha actual, se debe mostrar el mensaje VENCIDO, caso contrario se indicara como PENDIENTE, como lo muestra la siguiente imagen.

Siendo el resultado final, el que se aprecia en imágenes bajo la columna SITUACION podemos ver dos estados el de PENDIENTE y VENCIDO, tomando como base la fecha actual y la fecha de caducidad de cada producto.

Se podria hacer uso del Formato Condicional en la cinta de opciones para hacer esa diferencia entre ambos estados, vamos por la opción Reglas para resaltar celdas, según el Texto que contiene, indicando que aquellas celdas que contengan el texto VENCIDO, se muestren con un relleno rojo claro, como se muestra en imágenes.

Mostrandose ese color rojo oscuro, que mencionamos líneas arriba, para aquellas celdas que contengan la palabra VENCIDO, la alerta de vencimiento no mantendria al tanto de aquello productos por vencer haciendo nuestra labor mucho más eficiente.

El siguiente vídeo muestra como crear alertas de fecha de vencimiento para inventarios en Excel